Continu verbeteren of Lean thinking in het hoger onderwijs

Wat is Continu verbeteren of Lean Thinking?

Lean Thinking, ook wel bekend als Lean Management of Lean Principles, is een benadering die is ontworpen om efficiëntie te verbeteren, verspilling te verminderen en waarde te creëren in processen en activiteiten. Het is oorspronkelijk ontwikkeld in de productie-industrie, maar wordt nu breder toegepast in verschillende sectoren, waaronder het hoger onderwijs. In de context van een Teaching and Learning Center (TLC) voor het HBO, kan Lean Thinking worden toegepast om de kwaliteit en effectiviteit van onderwijs- en ondersteunende diensten te verbeteren.

Wie zijn er bij  Lean Thinking betrokken?

Bij het implementeren van Lean Thinking in een TLC zijn verschillende belanghebbenden betrokken:

Medewerkers: Alle medewerkers van het TLC spelen een cruciale rol bij het identificeren van verspillingen, het verbeteren van processen en het leveren van waarde aan de academies en studenten.

Academies: De academies in het HBO zijn de klanten van het TLC, en hun input en feedback zijn essentieel om de diensten van het TLC te verbeteren.

Studenten: Studenten zijn de uiteindelijke ontvangers van het onderwijs en hebben een belangrijke stem in het bepalen van wat waarde toevoegt aan hun leerervaring.

Leidinggevenden: Leidinggevenden in het TLC moeten een visie voor Lean Thinking formuleren, middelen toewijzen en de cultuur van continue verbetering ondersteunen.

Welke instrumenten kun je gebruiken voor lean thinking

Lean Thinking maakt gebruik van verschillende instrumenten en methodologieën om processen te verbeteren, verspilling te verminderen en waarde toe te voegen. Hier zijn enkele veelgebruikte instrumenten die je kunt gebruiken:

Value Stream Mapping (VSM): Dit is een visuele tool waarmee je de stroom van materialen en informatie door een proces in kaart brengt. Het helpt om verspillingen te identificeren en te elimineren door te begrijpen hoe waarde wordt gecreëerd en waar verspillingen optreden.

5S: 5S is een methodologie voor het organiseren van de werkplek om efficiëntie te verbeteren en verspilling te verminderen. De 5S-principes zijn Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.

Kanban: Kanban is een visueel systeem voor het beheren van workflow en het beheersen van de productie. Het helpt om de productie af te stemmen op de vraag, overproductie te voorkomen en verspilling te verminderen.

Kaizen: Kaizen is een filosofie van continue verbetering. Het omvat het betrekken van medewerkers bij het identificeren van problemen, het genereren van ideeën voor verbetering en het implementeren van verbeteringen in kleine stappen.

Standard Work: Standard Work is het vastleggen van de beste manier om een taak uit te voeren. Het zorgt voor consistentie in de uitvoering van taken, vergemakkelijkt training en maakt verbeteringen mogelijk.

Total Productive Maintenance (TPM): TPM is gericht op het minimaliseren van machinestoringen en het optimaliseren van de beschikbaarheid van apparatuur. Het helpt om stilstand en verspilling als gevolg van defecten te verminderen.

Andon: Andon-systemen worden gebruikt om problemen onmiddellijk te signaleren. Medewerkers kunnen een signaal geven wanneer er zich een probleem voordoet, waardoor snel actie kan worden ondernomen om het probleem op te lossen.

Poka-Yoke: Poka-Yoke verwijst naar het ontwerpen van processen of systemen op een manier die menselijke fouten voorkomt of detecteert voordat ze problemen veroorzaken.

Heijunka: Heijunka is een techniek voor het egaliseren van de productie om pieken en dalen in de vraag te voorkomen en de productie-efficiëntie te verbeteren.

Root Cause Analysis: Deze methode helpt bij het identificeren van de dieperliggende oorzaken van problemen. Het omvat technieken zoals de 5 Whys-methode om herhaaldelijk "waarom" te vragen om de oorzaak van een probleem te achterhalen.

PDCA (Plan-Do-Check-Act): PDCA is een cyclus van continue verbetering waarbij je een probleem plant, acties onderneemt om het op te lossen, de resultaten controleert en vervolgens de acties aanpast op basis van de resultaten.

Vijf S-vragen van de coachingskata: Deze vragen worden gebruikt om medewerkers te begeleiden bij het identificeren en oplossen van problemen. De vragen omvatten "Wat is de doeltoestand?", "Wat is de huidige toestand?" en "Wat is je volgende stap?"

Het gebruik van deze instrumenten en methodologieën kan organisaties helpen om Lean Thinking-principes toe te passen, processen te optimaliseren en verspilling te verminderen om meer waarde te creëren voor klanten en stakeholders.

Hoe organiseer je dag en weekstarts voor lean

Het organiseren van zowel dagstarts als weekstarts is een belangrijk onderdeel van Lean Thinking om de voortgang van projecten, doelen en processen te bespreken, obstakels te identificeren en actiepunten vast te stellen voor continue verbetering. Hier zijn stappen om zowel dagstarts als weekstarts te organiseren voor Lean:

Dagstarts:

Bepaal het doel en de agenda: Begin met het definiëren van het doel van de dagstart. Het doel van een dagstart kan zijn om de prestaties van de vorige dag te evalueren, de doelen voor de dag vast te stellen en eventuele obstakels te identificeren. Stel een vaste agenda op voor de dagstart, zodat alle deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

Bepaal de deelnemers: Identificeer wie deel zal nemen aan de dagstart. Dit moeten teamleden zijn die direct betrokken zijn bij het proces of de activiteiten die worden besproken. Zorg ervoor dat alle relevante belanghebbenden aanwezig zijn.

Kies een geschikte locatie en tijd: Selecteer een locatie waar de dagstart regelmatig kan plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een whiteboard dicht bij de werkplek. Bepaal een vaste tijd voor de dagstart die voor iedereen geschikt is, bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag.

Gebruik visuele hulpmiddelen: Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals whiteboards, grafieken of dashboards om gegevens en informatie tijdens de dagstart te delen en te presenteren. Deze visuele hulpmiddelen helpen om informatie duidelijk en overzichtelijk weer te geven.

Faciliteer de dagstart: Wijs een facilitator aan die verantwoordelijk is voor het leiden van de dagstart. De facilitator moet ervoor zorgen dat de agenda wordt gevolgd, dat deelnemers aan het woord komen en dat problemen worden geïdentificeerd en gedocumenteerd.

Volg actiepunten op: Na de dagstart moeten de vastgestelde actiepunten worden gevolgd en opgelost. Dit kan betekenen dat teamleden samenwerken om obstakels te verwijderen, problemen op te lossen en verbeteringen door te voeren.

Weekstarts:

Bepaal het doel en de agenda: Definieer het doel van de weekstart, dat meestal gericht is op het evalueren van de prestaties van de afgelopen week, het stellen van doelen en prioriteiten voor de komende week, en het identificeren van obstakels. Stel een vaste agenda op voor de weekstart.

Bepaal de deelnemers: Identificeer wie deel zal nemen aan de weekstart. Dit moeten teamleden zijn die betrokken zijn bij projecten, doelen of processen die worden besproken. Zorg ervoor dat alle relevante belanghebbenden aanwezig zijn.

Kies een geschikte dag en tijd: Plan de weekstart op een dag en tijdstip die handig is voor alle deelnemers. Vaak worden weekstarts aan het begin van de week gehouden om de week goed te beginnen.

Gebruik visuele hulpmiddelen: Net als bij dagstarts kunnen visuele hulpmiddelen zoals whiteboards, grafieken of presentaties helpen om informatie tijdens de weekstart te delen en te presenteren.

Faciliteer de weekstart: Benoem een facilitator die verantwoordelijk is voor het leiden van de weekstart. Deze persoon moet ervoor zorgen dat de agenda wordt gevolgd en dat deelnemers actief deelnemen.

Volg actiepunten op: Na de weekstart moeten de vastgestelde actiepunten worden gevolgd en opgelost. Dit kan betekenen dat teamleden samenwerken om obstakels te verwijderen, problemen op te lossen en doelen te bereiken.

Evalueer en verbeter: Periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) moet de effectiviteit van de weekstart worden geëvalueerd en eventuele verbeteringen worden aangebracht. Luister naar feedback van deelnemers en pas de procedure indien nodig aan.

Het organiseren van zowel dagstarts als weekstarts volgens deze stappen kan bijdragen aan gestroomlijnde communicatie, samenwerking en continue verbetering binnen het team en de organisatie als geheel. Het stelt teams in staat om proactief problemen aan te pakken, doelen te bereiken en Lean-principes effectief toe te passen.

Hoe geef je onderwijskundige profesionalisering vorm met Lean

Het toepassen van Lean-principes op onderwijskundige professionalisering kan helpen om deze processen efficiënter en effectiever te maken. Hier is hoe je onderwijskundige professionalisering vorm kunt geven met Lean:

Identificeer de waarde voor de docent/medewerker: Het eerste Lean-principe is om de waarde te identificeren vanuit het perspectief van de docenten en medewerkers. Wat hebben zij nodig om hun werk beter te doen? Wat zijn hun professionele ontwikkelingsbehoeften? Dit kan worden gedaan door enquêtes, gesprekken en feedbacksessies.

Stroomlijn het proces: Analyseer het huidige proces van onderwijskundige professionalisering. Identificeer waar verspillingen voorkomen, zoals overbodige bureaucratie, wachttijden of overproductie van trainingsmateriaal. Streef naar een gestroomlijnd proces dat docenten en medewerkers in staat stelt om snel toegang te krijgen tot relevante professionele ontwikkelingskansen.

Implementeer visueel management: Gebruik visuele hulpmiddelen zoals borden, grafieken of dashboards om de voortgang en beschikbare professionaliseringskansen transparant te maken. Docenten en medewerkers moeten gemakkelijk kunnen zien welke mogelijkheden beschikbaar zijn en waar ze zich in het professionaliseringsproces bevinden.

Kaizen (continue verbetering): Moedig docenten en medewerkers aan om verbeteringen voor te stellen en te implementeren in het professionaliseringsproces. Dit kan worden gedaan door middel van Kaizen-evenementen waarin teams samenwerken om processen te analyseren en te verbeteren.

Standaardiseer: Standaardiseer de beste praktijken voor onderwijskundige professionalisering, inclusief de procedures voor inschrijving, evaluatie en feedback. Zorg ervoor dat deze standaarden duidelijk worden gecommuniceerd en opgevolgd.

Meten en evalueren: Gebruik Key Performance Indicators (KPI's) om de effectiviteit van het professionaliseringsproces te meten. Volg de voortgang van docenten en medewerkers in hun professionele ontwikkeling en verzamel feedback om het proces verder te verbeteren.

Betrokkenheid van docenten en medewerkers: Betrek docenten en medewerkers actief bij het vormgeven van het professionaliseringsproces. Zij moeten inspraak hebben in de soorten trainingen, workshops of middelen die worden aangeboden.

Kano-model: Identificeer de basisbehoeften van docenten en medewerkers op het gebied van professionalisering (bijvoorbeeld verplichte bijscholing) en streef naar prestatiefactoren (bijvoorbeeld meer keuzemogelijkheden voor specialisatie) en WOW-factoren (verrassende, niet-essentiële voordelen) om hun betrokkenheid en tevredenheid te vergroten.

Leercirkels: Moedig docenten en medewerkers aan om leergemeenschappen te vormen waarin ze kennis kunnen delen, ervaringen kunnen uitwisselen en gezamenlijk kunnen werken aan professionele ontwikkeling.

Feedbacklussen: Zorg voor continue feedbacklussen waarbij docenten en medewerkers regelmatig hun ervaringen en behoeften kunnen delen. Gebruik deze feedback om aanpassingen aan het professionaliseringsproces door te voeren.

Door Lean-principes toe te passen op onderwijskundige professionalisering, kun je een cultuur van continue verbetering en betrokkenheid onder docenten en medewerkers bevorderen. Dit zal leiden tot een effectievere professionalisering en uiteindelijk tot een verbetering van de onderwijskwaliteit.