Wat is Continu verbeteren of Lean Thinking?
Lean Thinking, ook wel bekend als Lean Management of
Lean Principles, is een benadering die is ontworpen om efficiëntie te
verbeteren, verspilling te verminderen en waarde te creëren in processen en
activiteiten. Het is oorspronkelijk ontwikkeld in de productie-industrie, maar
wordt nu breder toegepast in verschillende sectoren, waaronder het hoger
onderwijs. In de context van een Teaching and Learning Center (TLC) voor het
HBO, kan Lean Thinking worden toegepast om de kwaliteit en effectiviteit van
onderwijs- en ondersteunende diensten te verbeteren.
Wie zijn er bij Lean Thinking
betrokken?
Bij het implementeren van Lean
Thinking in een TLC zijn verschillende belanghebbenden betrokken:
Medewerkers: Alle medewerkers van het TLC spelen een cruciale
rol bij het identificeren van verspillingen, het verbeteren van processen en
het leveren van waarde aan de academies en studenten.
Academies: De academies in het HBO zijn de klanten van het
TLC, en hun input en feedback zijn essentieel om de diensten van het TLC te
verbeteren.
Studenten: Studenten zijn de uiteindelijke ontvangers van
het onderwijs en hebben een belangrijke stem in het bepalen van wat waarde
toevoegt aan hun leerervaring.
Leidinggevenden: Leidinggevenden in het TLC moeten een visie voor Lean Thinking
formuleren, middelen toewijzen en de cultuur van continue verbetering
ondersteunen.
Welke instrumenten kun je gebruiken
voor lean thinking
Lean Thinking maakt gebruik van
verschillende instrumenten en methodologieën om processen te verbeteren,
verspilling te verminderen en waarde toe te voegen. Hier zijn enkele
veelgebruikte instrumenten die je kunt gebruiken:
Value Stream Mapping (VSM): Dit is een visuele tool waarmee je de stroom van
materialen en informatie door een proces in kaart brengt. Het helpt om
verspillingen te identificeren en te elimineren door te begrijpen hoe waarde
wordt gecreëerd en waar verspillingen optreden.
5S: 5S is een methodologie voor het organiseren van
de werkplek om efficiëntie te verbeteren en verspilling te verminderen. De
5S-principes zijn Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.
Kanban: Kanban is een visueel systeem voor het beheren
van workflow en het beheersen van de productie. Het helpt om de productie af te
stemmen op de vraag, overproductie te voorkomen en verspilling te verminderen.
Kaizen: Kaizen is een filosofie van continue
verbetering. Het omvat het betrekken van medewerkers bij het identificeren van
problemen, het genereren van ideeën voor verbetering en het implementeren van
verbeteringen in kleine stappen.
Standard Work: Standard Work is het vastleggen van de beste
manier om een taak uit te voeren. Het zorgt voor consistentie in de uitvoering
van taken, vergemakkelijkt training en maakt verbeteringen mogelijk.
Total Productive Maintenance (TPM): TPM is gericht op het minimaliseren van
machinestoringen en het optimaliseren van de beschikbaarheid van apparatuur.
Het helpt om stilstand en verspilling als gevolg van defecten te verminderen.
Andon: Andon-systemen worden gebruikt om problemen
onmiddellijk te signaleren. Medewerkers kunnen een signaal geven wanneer er zich
een probleem voordoet, waardoor snel actie kan worden ondernomen om het
probleem op te lossen.
Poka-Yoke: Poka-Yoke verwijst naar het ontwerpen van
processen of systemen op een manier die menselijke fouten voorkomt of
detecteert voordat ze problemen veroorzaken.
Heijunka: Heijunka is een techniek voor het egaliseren van
de productie om pieken en dalen in de vraag te voorkomen en de
productie-efficiëntie te verbeteren.
Root Cause Analysis: Deze methode helpt bij het identificeren van de
dieperliggende oorzaken van problemen. Het omvat technieken zoals de 5
Whys-methode om herhaaldelijk "waarom" te vragen om de oorzaak van
een probleem te achterhalen.
PDCA (Plan-Do-Check-Act): PDCA is een cyclus van continue verbetering
waarbij je een probleem plant, acties onderneemt om het op te lossen, de
resultaten controleert en vervolgens de acties aanpast op basis van de
resultaten.
Vijf S-vragen van de coachingskata: Deze vragen worden gebruikt om medewerkers te
begeleiden bij het identificeren en oplossen van problemen. De vragen omvatten
"Wat is de doeltoestand?", "Wat is de huidige toestand?" en
"Wat is je volgende stap?"
Het gebruik van deze instrumenten en methodologieën
kan organisaties helpen om Lean Thinking-principes toe te passen, processen te
optimaliseren en verspilling te verminderen om meer waarde te creëren voor
klanten en stakeholders.
Hoe organiseer je dag en weekstarts
voor lean
Het organiseren van zowel dagstarts
als weekstarts is een belangrijk onderdeel van Lean Thinking om de voortgang
van projecten, doelen en processen te bespreken, obstakels te identificeren en
actiepunten vast te stellen voor continue verbetering. Hier zijn stappen om
zowel dagstarts als weekstarts te organiseren voor Lean:
Dagstarts:
Bepaal het doel en de agenda: Begin met het definiëren van het doel van de
dagstart. Het doel van een dagstart kan zijn om de prestaties van de vorige dag
te evalueren, de doelen voor de dag vast te stellen en eventuele obstakels te
identificeren. Stel een vaste agenda op voor de dagstart, zodat alle deelnemers
weten wat ze kunnen verwachten.
Bepaal de deelnemers: Identificeer wie deel zal nemen aan de dagstart.
Dit moeten teamleden zijn die direct betrokken zijn bij het proces of de
activiteiten die worden besproken. Zorg ervoor dat alle relevante
belanghebbenden aanwezig zijn.
Kies een geschikte locatie en tijd: Selecteer een locatie waar de dagstart
regelmatig kan plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een whiteboard dicht bij de
werkplek. Bepaal een vaste tijd voor de dagstart die voor iedereen geschikt is,
bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag.
Gebruik visuele hulpmiddelen: Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals
whiteboards, grafieken of dashboards om gegevens en informatie tijdens de
dagstart te delen en te presenteren. Deze visuele hulpmiddelen helpen om
informatie duidelijk en overzichtelijk weer te geven.
Faciliteer de dagstart: Wijs een facilitator aan die verantwoordelijk is
voor het leiden van de dagstart. De facilitator moet ervoor zorgen dat de
agenda wordt gevolgd, dat deelnemers aan het woord komen en dat problemen
worden geïdentificeerd en gedocumenteerd.
Volg actiepunten op: Na de dagstart moeten de vastgestelde
actiepunten worden gevolgd en opgelost. Dit kan betekenen dat teamleden
samenwerken om obstakels te verwijderen, problemen op te lossen en
verbeteringen door te voeren.
Weekstarts:
Bepaal het doel en de agenda: Definieer het doel van de weekstart, dat meestal
gericht is op het evalueren van de prestaties van de afgelopen week, het
stellen van doelen en prioriteiten voor de komende week, en het identificeren
van obstakels. Stel een vaste agenda op voor de weekstart.
Bepaal de deelnemers: Identificeer wie deel zal nemen aan de
weekstart. Dit moeten teamleden zijn die betrokken zijn bij projecten, doelen
of processen die worden besproken. Zorg ervoor dat alle relevante
belanghebbenden aanwezig zijn.
Kies een geschikte dag en tijd: Plan de weekstart op een dag en tijdstip die
handig is voor alle deelnemers. Vaak worden weekstarts aan het begin van de
week gehouden om de week goed te beginnen.
Gebruik visuele hulpmiddelen: Net als bij dagstarts kunnen visuele hulpmiddelen
zoals whiteboards, grafieken of presentaties helpen om informatie tijdens de
weekstart te delen en te presenteren.
Faciliteer de weekstart: Benoem een facilitator die verantwoordelijk is
voor het leiden van de weekstart. Deze persoon moet ervoor zorgen dat de agenda
wordt gevolgd en dat deelnemers actief deelnemen.
Volg actiepunten op: Na de weekstart moeten de vastgestelde
actiepunten worden gevolgd en opgelost. Dit kan betekenen dat teamleden
samenwerken om obstakels te verwijderen, problemen op te lossen en doelen te
bereiken.
Evalueer en verbeter: Periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) moet de
effectiviteit van de weekstart worden geëvalueerd en eventuele verbeteringen
worden aangebracht. Luister naar feedback van deelnemers en pas de procedure
indien nodig aan.
Het organiseren van zowel dagstarts als weekstarts
volgens deze stappen kan bijdragen aan gestroomlijnde communicatie,
samenwerking en continue verbetering binnen het team en de organisatie als
geheel. Het stelt teams in staat om proactief problemen aan te pakken, doelen
te bereiken en Lean-principes effectief toe te passen.
Hoe geef je onderwijskundige
profesionalisering vorm met Lean
Het toepassen van Lean-principes op
onderwijskundige professionalisering kan helpen om deze processen efficiënter
en effectiever te maken. Hier is hoe je onderwijskundige professionalisering
vorm kunt geven met Lean:
Identificeer de waarde voor de
docent/medewerker: Het eerste Lean-principe is
om de waarde te identificeren vanuit het perspectief van de docenten en
medewerkers. Wat hebben zij nodig om hun werk beter te doen? Wat zijn hun
professionele ontwikkelingsbehoeften? Dit kan worden gedaan door enquêtes,
gesprekken en feedbacksessies.
Stroomlijn het proces: Analyseer het huidige proces van
onderwijskundige professionalisering. Identificeer waar verspillingen
voorkomen, zoals overbodige bureaucratie, wachttijden of overproductie van
trainingsmateriaal. Streef naar een gestroomlijnd proces dat docenten en
medewerkers in staat stelt om snel toegang te krijgen tot relevante
professionele ontwikkelingskansen.
Implementeer visueel management: Gebruik visuele hulpmiddelen zoals borden,
grafieken of dashboards om de voortgang en beschikbare
professionaliseringskansen transparant te maken. Docenten en medewerkers moeten
gemakkelijk kunnen zien welke mogelijkheden beschikbaar zijn en waar ze zich in
het professionaliseringsproces bevinden.
Kaizen (continue verbetering): Moedig docenten en medewerkers aan om
verbeteringen voor te stellen en te implementeren in het
professionaliseringsproces. Dit kan worden gedaan door middel van
Kaizen-evenementen waarin teams samenwerken om processen te analyseren en te
verbeteren.
Standaardiseer: Standaardiseer de beste praktijken voor
onderwijskundige professionalisering, inclusief de procedures voor
inschrijving, evaluatie en feedback. Zorg ervoor dat deze standaarden duidelijk
worden gecommuniceerd en opgevolgd.
Meten en evalueren: Gebruik Key Performance Indicators (KPI's) om de
effectiviteit van het professionaliseringsproces te meten. Volg de voortgang
van docenten en medewerkers in hun professionele ontwikkeling en verzamel
feedback om het proces verder te verbeteren.
Betrokkenheid van docenten en
medewerkers: Betrek docenten en
medewerkers actief bij het vormgeven van het professionaliseringsproces. Zij
moeten inspraak hebben in de soorten trainingen, workshops of middelen die
worden aangeboden.
Kano-model: Identificeer de basisbehoeften van docenten en
medewerkers op het gebied van professionalisering (bijvoorbeeld verplichte
bijscholing) en streef naar prestatiefactoren (bijvoorbeeld meer
keuzemogelijkheden voor specialisatie) en WOW-factoren (verrassende,
niet-essentiële voordelen) om hun betrokkenheid en tevredenheid te vergroten.
Leercirkels: Moedig docenten en medewerkers aan om
leergemeenschappen te vormen waarin ze kennis kunnen delen, ervaringen kunnen
uitwisselen en gezamenlijk kunnen werken aan professionele ontwikkeling.
Feedbacklussen: Zorg voor continue feedbacklussen waarbij
docenten en medewerkers regelmatig hun ervaringen en behoeften kunnen delen.
Gebruik deze feedback om aanpassingen aan het professionaliseringsproces door
te voeren.
Door Lean-principes toe te passen op onderwijskundige
professionalisering, kun je een cultuur van continue verbetering en
betrokkenheid onder docenten en medewerkers bevorderen. Dit zal leiden tot een
effectievere professionalisering en uiteindelijk tot een verbetering van de
onderwijskwaliteit.
